Kunnanhallitus
Pöytäkirja 01.06.2026/Pykälä 114

HALL 01.06.2026 § 114  

102/07.03.02/2026  

Valmistelija Hallintojohtaja Antti Kinnunen, antti.kinnunen@juva.fi, puh. 0400 121 261

Päätösesitys Kunnanjohtaja Mervi Simoska:

Päätös 

Selostus  Talousarvion 2026 täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimialajohta-jien euromääräinen hankintavaltuus on 15.000 euroa siltä osin, kun valtuutta ei ole hallintosäännössä muuten määritelty. Vuoden 2026 talousarviossa on varattu määräraha käyttöönottoprojektille.

 Juvan ja Rantasalmen kunnat ovat yhteistyössä valmistelleet sähköi-sen arkistoratkaisun hankintaa. Hankinnan tavoitteena on mahdollis-taa sähköinen pitkäaikaissäilytys sekä vastata tiedonhallintalain, arkistolain ja Kansallisarkiston määräysten vaatimuksiin.

 Hankinnan valmistelu käynnistettiin Hilmassa julkaistulla tieto-pyynnöllä ja markkinakartoituksella. Markkinavuoropuheluun osallistui useita toimittajia, joiden ratkaisuja arvioitiin suhteessa kunnan palvelutarpeisiin, integraatiokyvykkyyteen ja sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin.

Vertailun loppuvaiheessa tarkastelu kohdistui Innofactorin Dynasty Arkisto -ratkaisuun ja Rivena Oy:n toimittamaan DocuWare-pohjaiseen Rivena Arkisto -ratkaisuun. Ratkaisuja arvioitiin erityi-sesti automaation, integraatioiden, digitointituen, SÄHKE2-yhteensopivuuden, kustannusten ennakoitavuuden sekä toimittaja-riippuvuuden näkökulmista. Tarkempi vertailu ilmenee oheismateri-aalina olevasta erillisestä vertailumuistiosta.

Hankinnan ennakoitu arvo alittaa hankintalain (1397/2016) 25 §:n mukaisen kansallisen kynnysarvon, joten hankintaan ei sovelleta hankintalain menettelysäännöksiä. Hankinta toteutetaan kuitenkin avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita noudattaen.

Kunnan nykyiset Innofactorin toimittamat asianhallinnan ja tiedon-ohjauksen palvelut muodostavat vuonna 2026 noin 29.100 euron vuotuisen hankintakokonaisuuden. (Nelivuotiskauden laskennallinen arvo noin 116.400 euroa.) Jos sähköinen arkisto hankittaisiin samalta toimittajalta, kokonaisuuden arvo ylittäisi palveluhankintojen kansal-lisen kynnysarvon.

Arvioinnissa on katsottu, ettei Rivena Oy:n ratkaisu muodosta hankintalain 31 §:ssä tarkoitettua samaan toiminnalliseen kokonaisuu-teen kuuluvaa hankintaa nykyisten Innofactor-palveluiden kanssa.

Vertailun perusteella Rivena Arkisto -ratkaisun arvioitiin soveltuvan paremmin kuntien tarpeisiin erityisesti automaation, digitointituen, integraatioiden ja kustannusten ennakoitavuuden osalta. Ratkaisu tukee aineiston siirrettävyyttä sekä sähköisen arkistoinnin pitkäjän-teistä kehittämistä. Ratkaisun arvioitiin tukevan erityisesti kuntien mahdollisuuksia toteuttaa analogisen aineiston digitointia vaiheittain omilla resursseilla.

Juvan ja Rantasalmen kuntien yhteinen valmistelu tuottaa synergia-etuja erityisesti taustajärjestelmäintegraatioissa, käyttöönotossa ja käyttäjäkoulutuksessa. Rantasalmen kunta on tehnyt asiassa hankinta-päätöksen 11.5.2026.